Tu firma de correo electrónico. Una oportunidad de comunicación

El correo electrónico se ha convertido una herramienta imprescindible para cualquier negocio, no solo por la facilidad e inmediatez que nos proporciona en las comunicaciones, si no porque constituye uno de los recursos más potentes para proyectar la imagen de nuestra empresa, y una eficaz herramienta de marketing y comunicación.

Desde que Ray Tomlinson utilizara en 1971 el protocolo experimental CYPNET para enviar por red mensajes entre diferentes computadoras, e incorporara el uso de la arroba (la arroba se lee en inglés “at”, en español “en” y funciona como divisor e identificador entre el usuario y la computadora), el uso del correo electrónico se ha extendido de forma exponencial (según internetlivestats.com diariamente se mandan más de ciento diecisiete mil millones de correos).

A través del correo electrónico nos relacionamos con nuestros clientes y proveedores. En muchos casos es el único elemento que pone en contacto a unos con otros. Todos los días mandamos y recibimos cientos de correos que proyectan una imagen determinada de nosotros y de nuestra empresa, por esta razón es importante prestar atención ya no solo al uso correcto del correo electrónico (usar un estilo de redacción adecuado, diferenciar entre correo profesional y personal, no difundir correo no solicitado, limitar el tamaño de los mensajes y el uso de adjuntos, no abrir ficheros que no esperamos, etc.) si no también, prestar atención al aspecto estructural y visual de la información que transmitimos.

En este sentido una firma del correo electrónico adecuada es imprescindible. La firma es la información que ponemos al final de los mensajes que enviamos y dice al destinatario quienes somos, a que empresa pertenecemos y como contactar con nosotros. Por lo tanto es información importante que debemos cuidar. Resulta sorprendente que aún siendo conscientes de la importancia de proporcionar estos datos, muchas empresas se limiten a usar una escueta firma con la página web y el teléfono de contacto, en el mejor de los casos un adjunto con el logotipo de la empresa.

Una firma bien realizada proporciona:

Seriedad, profesionalidad y consistencia.
– Proyecta la identidad visual de nuestro negocio
– Establece una mayor confianza en el receptor
– Facilita la identificación de nuestra empresa o negocio
– Genera mayores indices de recuerdo en el receptor

A continuación os indicamos algunas pautas para una firma de correo electrónico bien construida:

1. Haz la firma de correo responsive y en HTML

Es muy común, pero no muy recomendable, hacer la firma en un archivo de imagen que se envía como un adjunto a parte. Esto hace que ese adjunto siempre se tenga que enviar, lo que puede provocar confusiones cuando mandamos varios archivos y puede ser bloqueado por algunos servidores de correo que impiden la entrada de imágenes.

Por el contrario el correo en HTML (al ser el lenguaje natural de las páginas web y de internet) asegura que el receptor del correo electrónico podrá leer al menos el texto con nuestros datos personales o de empresa, así como sus enlaces. Algo que no ocurre, como ya hemos comentado, si se trata de una imagen adjunta.

Permite copiar y pegar tus datos como texto normal, de modo que el receptor no tiene que copiar los datos a mano si los necesita.

Permite hacer click directamente en tu dirección web o en tus perfiles de redes sociales, sin tener que andar copiando y pegando desde el correo al navegador.

Posibilita que las personas que reciben tus correos puedan convertirse en suscriptores o seguidores de tus contenidos si así lo has establecido.

Permite que tu firma se vea correctamente en dispositivos móviles y se adapta a los diferentes tamaños de pantalla (responsive). Recuerda que hoy en día muchos de los correos que mandamos y recibimos son a través de móviles y tablet. Las firmas construidas con una imagen fija no se adaptan a los diferentes formatos y por lo tanto se verán deficientemente.

2. Se conciso

La firma no debe de exceder en longitud el contenido de nuestro correo electrónico. La función principal de la firma es que el receptor sepa quienes somos y como contactar con nosotros. Aunque podamos incluir algún que otro elemento publicitario, no es recomendable abusar y deberemos medir adecuadamente su alcance.

-El remitente debe de estar claro, con nombre completo y dirección de correo corporativo
-Nombre de la empresa y puesto que ocupa
-Datos de contacto
-Dirección web

3. Expresa el beneficio que aporta tu marca o negocio

Un correo electrónico es una oportunidad de oro para transmitir a nuestra audiencia aquello que nos interesa como marca o empresa y expresar claramente algún beneficio que aportemos a nuestros clientes y que deseemos perciba de nosotros.

Se trata de incluir de forma breve, a modo de cierre, una declaración simple, concisa y directa, que funcione como un eslogan y que ayude a declarar los beneficios principales de nuestra marca, negocio o producto. Se trata, en definitiva, de destacar de otras firmas o marcas.

Por ejemplo, para MNS (boutique de moda para el hombre), es mucho más eficaz desde el punto de vista de la comunicación, firmar los correos electrónicos con la frase “Cómo lograr transmitir tu personalidad con un look actual y moderno. Ropa elegante para hombres” junto a su logotipo y datos generales de contacto, que dejar el logotipo simplemente con la dirección web y un teléfono.

4. Cláusulas de confidencialidad y protección de datos

Es habitual encontrar en las firmas de los correos electrónicos el “aviso de confidencialidad”, en el que se previene al destinatario de la confidencialidad del contenido, y de la necesidad de destruir el correo si no se es el destinatario del mismo.

En la mayoría de casos no será necesario ni recomendable acompañar el texto con un aviso de confidencialidad. Si no existe pacto de confidencialidad previo entre las partes, el aviso de confidencialidad no tiene ningún sentido y lo único que demuestra es la incapacidad o negligencia del emisor que asume que se le pueden escapar datos confidenciales. Si existiera un pacto se confidencialidad previo, si puede tener sentido avisar al destinatario de que la información que se manda esta sujeta a las cláusulas de confidencialidad pactadas.

Con respecto a la protección de datos personales, la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal de España obliga a informar a tus clientes o usuarios de que haces con sus datos y debe estar bien definido en tu aviso de privacidad (normalmente un enlace a una página a parte en donde se informará de todo lo relacionado con este tema). La Ley establece que se informe en el momento de la recogida de los datos. Por lo tanto, si cumples todas las obligaciones, puedes añadir si lo deseas un breve texto recordatorio.

5. Plantillas y otros recursos

Existen en el mercado diferentes recursos para crear tu firma de correo electrónico con un aspecto profesional:

Plataformas web: Suelen ser plataformas que mediante un formulario recaban la información que queremos aparezca en la firma. Una vez completado nos descarga un HTML que podremos incrustar en nuestro gestor de correos. Normalmente tienen un visualizador que nos permite ver el resultado final: Signbot, Hubspot, Signature, Firmas de correo.

Plantillas: Si tienes ciertos conocimientos de HTML las plantillas son una opción muy recomendable. Por un precio muy reducido te proporcionan todo lo necesario para que puedas personalizar la firma a tu gusto. Normalmente incluyen los archivos psd con imágenes y el código HTML. Si estas dispuesto a gastarte unos euros es la mejor opción. Graphicriver.

Inspiración y psd´s: puedes ver muchas ideas aquí.

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CONCLUSIÓN

El correo electrónico es un canal de comunicación importantísimo. Haciendo un uso responsable y respetuoso podemos usarlo para transmitir campañas puntuales o información que consideremos relevante. Con una firma adecuada podemos recordar a nuestros clientes o usuarios un determinado aspecto de nuestro negocio que les puede ser de utilidad.

La firma de correo electrónico nos distingue, proyecta nuestras capacidades y genera confianza. No usarla inteligentemente es desaprovechar cientos de oportunidades.

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